Jenis-Jenis Jasa Layanan Tambahan Koperasi Online

 

1. Assesment, form dapat diunduh disini.

2. Migrasi Data berikut Setting Parameter dan Administrator, form dapat diunduh disini.

3. Pelatihan Tambahan (In House atau Kolektif), form dapat diunduh disini.

4. Pendampingan Input Data dan Pelaporan, form dapat diunduh disini.

5. Managed Service Aplikasi, form dapat diunduh disini.

 

ASSESMENT

 

Adalah kegiatan untuk menggali informasi dan melakukan diagnosa terhadap kondisi eksisting dari koperasi, baik dari sisi hardware, software, SDM maupun proses bisnis operasional koperasi yang dibandingkan dan dipetakan untuk dicari kesesuaian dengan fitur dan proses bisnis yang ada di Koperasi Online.

 

Kegiatan ini dilakukan saat koperasi sudah melalui tahap free trial penggunaan Koperasi Online atau berkeinginan langgung menggunakan aplikasi Koperasi Online tanpa melalui proses trial.

 

Pelaksanaan kegiatan dilakukan dengan 2 pendekatan  :


 1. ASOS - Assesment On Site

  • Kegiatan assesment dilakukan di lokasi Koperasi.
  • Metodanya adalah wawancara dan pengumpulan data, baik data transaksi maupun laporan operasional, dengan mengisi form assesment yang disediakan. Pada proses ASOS ini, maka dapat digali kondisi keseluruhan meliputi hardware, software operating system dan pendukungnya, SDM maupun proses bisnis operasional.
  • Format laporan maupun semua jenis cetakan (buku tabungan, giro, Perjanjian Kredit dan sejenisnya akan dikumpulkan untuk dibantu dalam proses setting dalam aplikasi.
  • ASOS diperuntukan bagi koperasi yang mengambil jenis layanan JALATAPA, JALATAPA Plus, JALASETU dan JALASETU Plus.

 

2. ASOL - Assesment On Line

  • Kegiatan assesment dilakukan secara mandiri oleh koperasi, dengan cara mengunduh (mendownload) form assesment, dan mengisinya sesuai petunjuk pengisian.
  • Setelah diisi, kemudian diserahkan kepada Mitra Telkom dengan 2 cara, yaitu :

 

1. Bila form tersebut diunduh, di cetak dan pengisian dilakukan diatas form tersetak, maka dapat dikirimkan melalui pos atau kurir, ke alamat ini.

2. Bila form tersebut diunduh, diisi langsung melalui file (softcopy) dari form tersebut, atau setelah diunduh, dicetak dan diisi kemudian discanning, maka dapat dikirimkan melalui email, ke alamat ini.


  • Data pendukung dari ASOL ini dapat dikirimkan melalui pos atau kurir.
  • Dalam hal terjadi kekurangan data dan informasi, maka pihak koperasi yang wajib aktif melakukan komunikasi dengan Mitra Telkom terhadap pemenuhan kekurangan tersebut, baik melalui media telepon, email, chatting dan sejenisnya.
  • ASOL tidak dikenakan biaya.


Output atau target akhir dari kegiatan assesment ini, baik ASOS maupun ASOL adalah terisinya form assesment secara baik dan benar, berikut lampiran dokumen pendukungnya.  Khusus untuk ASOS harus disertai dengan Berita Acara Assesment.

 

Untuk mengunduh Form Assesment dan Berita Acara, silahkan klik disini, sementara untuk mengetahui biaya ASOS, silahkan klik disini(Kalkulator Koperasi Online)

 

MIGRASI DATA berikut SETTING PARAMETER DAN ADMINISTRATOR

 

Adalah kegiatan pemindahan data eksisting koperasi, baik yang masih manual maupun sudah menggunakan aplikasi operasional sebelumnya ke dalam aplikasi Koperasi Online sehingga tidak perlu melakukan input data dari awal, sekaligus melakukan setting parameter dan administrator aplikasi sesuai dengan kondisi operasional dan proses bisnis koperasi.

 

Detail aktifitas ini adalah  :

 

1. Menyusun data ke dalam template data (format excel), khusus bagi koperasi yang masih manual dalam mencatat operasionalnya.

2. Melakukan verifikasi data dari koperasi, baik dari data template maupun dari aplikasi eksisting (bagi koperasi yang telah menggunakan aplikasi) berikut dokumen penunjang, dengan target hasil kerja adalah kesamaan data antara rincian/nominatif dengan laporan keuangan (neraca dan laba rugi).

3. Memindahkan data hasil verifikasi awal ke dalam aplikasi Koperasi Online.

4. Melakukan verifikasi ulang dari hasil data yang dipindahkan/dimigrasikan.

5. Melakukan setting parameter produk dan kebijakan dalam administrator aplikasi.

6. Membuat produk, melakukan penyesuaian Chart of Account (CoA atau nomor akun) dan melakukan integrasi terhadap keduanya agar transaksi dapat dilakukan secara otomatis.

7. Memasang database hasil migrasi ke dalam aplikasi Koperasi Online pemilik data.

 

Jenis aktifitas migrasi data, dapat dikategorikan menjadi 2 jenis, yaitu  :


1. MADAM - Migrasi Data Manual

Yaitu layanan pemindahan data yang dilakukan terhadap koperasi yang masih manual dalam pencatatan operasionalnya.  Kategori manual adalah tulis tangan ataupun masih menggunakan excel.

Pada kondisi ini, koperasi harus menyediakan data dan menyalin data ke dalam format data template (Excel) yang diberikan Mitra Telkom, dari data yang dimiliki saat ini.  Kondisi data harus clean n clear, artinya tidak ada kesalahan, selisih angka, data tidak lengkap, tidak sesuai format, tidak menggunakan konsep single id (satu anggota untuk satu id)  dan sebagainya, yang menghambat proses pemindahan data excel tersebut ke dalam aplikasi.

Data template yang disiapkan sebanyak 5 data, yaitu  :

-      Anggota

  • Berupa data anggota Koperasi atau debitur, yaitu pihak yang melakukan transaksi di koperasi yang bersangkutan.
  • Harus menggunakan konsep single id, baik dari nomor anggota atau hanya nomor urut saja.
  • Format excelnya dapat diunduh disini.

 

-      Simpanan

  • Berupa semua data anggota yang memiliki simpanan di koperasi, baik simpanan pokok, simpanan wajib, simpanan sukarela maupun produk simpanan lainnya.
  • Nomor id anggota harus sama dengan id yang ada di data anggota, serta format nomor rekening harus standar.
  • Format excelnya dapat diunduh disini.

 

-      Simpanan Berjangka

  • Berupa semua data anggota yang memiliki simpanan berjangka di koperasi, baik untuk jangka waktu 1, 3, 6 maupun 12 bulan.
  • Nomor id anggota harus sama dengan id yang ada di data anggota, serta format nomor rekening harus standar.
  • Format excelnya dapat diunduh disini.

 

-      Pembiayaan

  • Berupa semua data anggota yang memiliki fasilitas pembiayaan di koperasi, baik satu maupun lebih fasilitas pembiayaan dari produk yang berbeda.
  • Nomor id anggota harus sama dengan id yang ada di data anggota, serta format nomor rekening harus standar.
  • Format excelnya dapat diunduh disini.

 

-      Akutansi

  • Berupa data laporan keuangan baik yang tercantum dalam neraca maupun laba rugi.
  • Total angka yang tercantum dalam neraca khususnya yang berkaitan dengan produk simpanan, simpanan berjangka maupun pembiayaan harus sama dengan data yang ada di masing-masing form di atas.
  • Format excelnya dapat diunduh disini.

 

Bila data tersebut telah siap, dapat dikirimkan melalui email, ke alamat ini.

Bila proses migrasi data telah sempurna, maka data koperasi yang telah ada dalam database Koperasi Online akan dikirimkan ke koperasi berikut petunjuk pemasangan ke dalam aplikasi.

 

2. MADAP - Migrasi Data Aplikasi

  • Adalah layanan pemindahan data bagi koperasi yang telah menggunakan aplikasi untuk pencatatan operasional sebelumnya.  Jenis aplikasi yang digunakan tidak dibatasi, artinya apapun aplikasi yang saat ini digunakan oleh koperasi dapat dipindahkan ke dalam Koperasi Online.

 

  • Pada kondisi ini, koperasi menyediakan database dari aplikasi awal untuk dipindahkan ke dalam database Koperasi Online serta menyediakan counterpart atau orang yang bisa menyediakan informasi seputar isi database (jika dibutuhkan).

 

  • Proses teknisnya adalah melakukan mapping atau pemetaan isi database awal ke database Koperasi Online untuk setiap field atau nama kolom dalam tabel yang sesuai dengan kebutuhan data bagi Koperasi Online.

 

  • Database yang dibutuhkan dapat dikirimkan melalui email, memberitahukan link untuk bisa mengunduh (bila database bisa diupload), atau dicopy dalam CD dan dikirimkan ke Mitra Telkom.

 

  • Bila proses pemindahan telah sukses, maka database Koperasi Online hasil migrasi akan dikirimkan ke koperasi berikut petunjuk pemasangan ke dalam aplikasi.

 

Output atau target akhir dari proses ini adalah database aplikasi Koperasi Online hasil pemindahan data dari data eksisting, dimana didalam data tersebut telah dilakukan setting parameter dan administrator aplikasi sesuai kondisi koperasi.

 

Layanan ini berlaku untuk koperasi yang mengambil jasa jenis JALATAPA, JALATAPA Plus, JALASETU dan JALASETU Plus.

 

Untuk mengunduh Form Migrasi Data dan Berita Acara, silahkan klik disini, sementara untuk mengetahui biaya Migrasi Data, silahkan klik disini(Kalkulator Koperasi Online).

 

PELATIHAN TAMBAHAN (IN HOUSE atau KOLEKTIF)

 

  • Adalah kegiatan untuk melakukan pelatihan penggunaan aplikasi Koperasi Online secara khusus untuk kebutuhan peningkatan kapasitas keilmuan dan pemahaman dari pengguna Koperasi Online, dari keseluruhan modul yang ada di aplikasi atau yang hanya dibutuhkan saja oleh pengguna aplikasi.

 

  • Pelatihan ini diberikan secara lebih fokus untuk setiap modul dan fungsi yang ada dalam struktur koperasi, sehingga lebih menjamin keberhasilan penguasaan aplikasi bagi koperasi.

 

  • Diberikan secara klasikal dan langsung praktek sesuai dengan fungsi dari masing-masing orang peserta, serta langsung melakukan input data transaksi dari koperasi yang bersangkutan.

 

  • Tools pelatihan, selain modul dalam user manual, juga menggunakan aplikasi Koperasi Online yang sudah berisi data riil milik koperasi hasil Migrasi Data (syarat utama pelaksanaan pelatihan jenis ini).

 

  • Baik jumlah orang yang akan dilatih maupun jumlah hari pelaksanaan pelatihan akan mempengaruhi besarnya biaya jasa tambahan ini.

 

  • Layanan ini berlaku untuk koperasi yang mengambil jasa jenis JALATAPA, JALATAPA Plus, JALASETU dan JALASETU Plus.

 

  

PENDAMPINGAN INPUT DATA dan PELAPORAN

 

  • Adalah kegiatan untuk melakukan pendampingan proses input data, baik yang didahului oleh pelatihan ataupun tidak, sekaligus memastikan proses akhir bulan dapat dilakukan untuk dapat menghasilkan laporan yang diinginkan dari aplikasi.

 

  • Dilakukan di akhir bulan atau awal bulan, untuk membentuk laporan bulanan sekaligus melakukan pendalaman dari pelatihan yang telah dilakukan (jika diperlukan).

 

  • Aktifitasnya berupa evaluasi hasil proses input data hingga dapat disepakatinya laporan bulanan yang dikeluarkan dari aplikasi Koperasi Online.

 

  • Jumlah hari pelaksanaan pendampingan sangat bergantung kebutuhan dan akan mempengaruhi biaya yang dikeluarkan.

 

  • Layanan ini berlaku untuk koperasi yang mengambil jasa jenis JALATAPA, JALATAPA Plus, JALASETU dan JALASETU Plus.

 

 

MANAGED SERVICE APLIKASI

 

Adalah kegiatan pemeliharaan aplikasi dan pemberian jaminan layanan terhadap aplikasi yang lebih mendetail, diluar jaminan layanan dasar yang diberikan Telkom, khususnya terhadap penanganan masalah yang berkaitan dengan database, transaksi dan pemahaman aplikasi yang terjadi selama penggunaan aplikasi.  Polanya adalah kontrak jasa pemeliharaan dan jaminan pelayanan aplikasi dengan biaya bulanan dan pola pembayaran sesuai kesepakatan.

 

Pada prakteknya, permasalahan yang dihadapi oleh pengguna sebuah aplikasi tidak hanya error atau bug dari aplikasi, yang jelas-jelas akan sangat minim terjadi pada Koperasi Online, namun lebih banyak kepada hal-hal seperti berikut  :

 

1. Database crash atau rusak karena suatu hal, sehingga tidak dapat melakukan transaksi.

 2. Data selisih, data hilang atau sejenisnya.

 3. Muncul error karena kesalahan prosedur, setting pendahuluan (parameter dan administrator) yang belum dilakukan, sehingga transaksi gagal.

 4. Bimbingan penggunaan aplikasi yang sifatnya lebih advance (luas dan dalam) karena kompleksitas proses bisnis.

 

Permasalahan itu tidak dapat diselesaikan hanya menggunakan fasilitas layanan dasar dari Koperasi Online, namun perlu untuk mendapatkan threatment (perlakuan) khusus yang sifatnya investigatif, audit trial n penulusuran melalui database, dan ini tentu memerlukan pengembang dari aplikasi Koperasi Online.

 

Melalui layanan ini, maka koperasi sudah benar-benar akan merasa “aman dan tenang” karena setiap masalah yang ada akan langsung ditangani oleh ahlinya yang dimiliki oleh Mitra Telkom.

 

Untuk menggunakan layanan ini, dibutuhkan prakondisi dan infrastruktur.  Untuk lebih detailnya, dapat dilihat dalam draft KOJAP (Kontrak Jasa Pemeliharaan dan Jaminan Pelayanan) yang merupakan layanan khusus dari Buanatechno.  Untuk mempelajari lebih jauh, silahkan unduh draft dokumen KOJAP disini(draft dokumen KOJAP Koperasi).

 

Layanan ini berlaku untuk koperasi yang mengambil jasa jenis JALATAMA, JALATAPA Plus dan JALASETU Plus.

 

Untuk pertanyaan lebih lanjut mengenai layanan ini, silahkan klik disini.



Login Anggota

Pendaftaran Anggota | Lupa Password

logo koperasi

Berita

Koperasi Modern Indonesia

2012-04-19 09:16:37

Kriteria dan Definisi Koperasi Modern Indonesia - Sudah menggunakan IT untuk mendukung bisnisnya sehingga dapat memonitor, mengevaluasi dan melakukan pendataan secara akurat dan ...selengkapnya

Kementerian Negara Koperasi & UMKM Dukung Koperasi Online

2010-09-07 11:35:29

Divisi Business Service (DBS) yang berdiri di awal tahun 2010 ini mendapat dukungan sepenuhnya dari Kementrian Negara Koperasi dan Usaha Kecil Menengah. Hal ini terungkap dalam per...selengkapnya